許多人經常感到時間不夠用，工作和個人生活之間難以取得平衡，這不僅增加了壓力，也影響了工作效率和生活質量。而你，是不是就是這群人的其中之一呢？「時間管理」其實就是提升生產力和保持生活平衡的關鍵。通過有效的時間管理技巧，我們不僅可以提高工作效率，還能獲得更多的個人時間，從而達到工作和生活的互補。

面對緊急的任務和源源不斷的通知，你會開始發現計劃中的工作總是被打斷無法順利完成。高達80%的人表示，他們在工作時總是保持接收訊息的應用程式開啟，導致他們經常分心，效率低下，而且還容易錯過重要的訊息和截止期限。

在這篇文章中，我們將探討什麼是時間管理，為什麼它如此重要，以及如何通過實用的技巧和策略來提升自己的時間管理能力。我們還將討論在實踐時間管理過程中可能遇到的常見問題，並提供解決方案，幫助你更有效地利用每一分每一秒。讓我們一起開啟高效率、低壓力的生活方式吧！

⬜你是否經常感到一天的時間不夠用？
⬜是不是好像做了很多事情，卻什麼都沒有做完、沒有做好？
⬜明明很努力的工作卻總是沒辦法在時限內完成？

如果以上這幾點，你都是打勾的狀態的話，其實你已經陷入「時間管理不足」的困境。
時間管理不僅是關於如何安排行程或分配工作，最重要的是運用—時間！
當我們沒辦法管理時間，就會出現工作延遲、任務堆積、壓力增加以及生活質量的下降…
為了打破這個惡性循環，你需要認識到時間管理的重要性。

然而，想要落實時間管理並沒有想的那麼簡單，為什麼呢？首先，時間管理是一項需要自律和持續努力的技能。它不僅僅是關於制定計劃，更是關於如何”堅持”這些計劃並對其進行調整。而現實情況是我們經常會遇到各種預期之外的干擾，這些都可能使我們的計劃受到阻礙。

其次，時間管理也需要深入了解自己的工作模式和效率。每個人的生產力高峰時段不同，簡單來說就是每個人喜歡的工作時間及環境不同。因此時間管理不只需要制定計劃，還要根據自己的特點來調整這些計劃，讓這個計劃更符合個人習慣。

瞭解這些問題點之後，接下來就可以一步一步地來學習有哪些時間管理的技巧！這些技巧將從基本的時間規劃到如何減少干擾，以及如何找到工作與生活的平衡點。通過運用這些技巧，你將能更有效地管理你的時間，提升生產力，並在忙碌的日常生活中擁有更多的個人時光。

一、什麼是時間管理？「時間」+「管理」？

在討論如何提高生產力之前，讓我們先來理解「時間管理」這個概念。世界上最有影響力的工作效率思想家—大衛．艾倫（David Allen）在2001年提出對於時間管理的見解：時間管理其實不是管理時間，而是將「時間」和「管理」分開來解讀，意思是：管理自己的活動，並確保它們在規定期限內完成。

換句話說，時間管理關鍵在於對個人活動進行有效的安排和排序優先順序，而不僅僅是對時間上的時分秒進行調整。這涉及到如何設定目標、分配優先順序、規劃任務、以及追蹤進度。艾倫的理論強調了一個重要的觀點：我們無法控制時間本身，但可以控制自己如何使用它。

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從這個角度來看，時間管理其實是一種自我管理。我們需要了解自己的目標和任務，並根據這些目標來安排和優化我們的活動時間表。通過掌握時間管理的原則和技巧，我們可以提高工作效率、減輕壓力，並獲得更高的生活品質。無論是在職場上還是在個人生活中，時間管理都是提升生產力和實現個人目標的關鍵工具。

二、為什麼我們要管理時間？時間管理有哪些好處？

在我們正式探討時間管理技巧前，一定要先知道時間管理有哪些好處？畢竟每個人都有不同的做事方式，為什麼一定要正視時間管理這個概念呢？在現代快節奏的生活和工作環境中，你的時間一定也總是不夠用。我們每天都面臨著各種任務和責任，從工作的緊迫項目到家庭的日常事務，這些無止境的需求不斷地壓縮對我們的時間和注意力。因此，學會有效管理時間，不僅是提升工作效率的關鍵，也是實現更好生活品質的基礎。而管理時間有5個好處，分別是：提高生產力和效率、減少壓力以及焦慮、提高每個決策質量、獲得更多個人時間、提升成就和滿足感。

提高生產力和效率

時間管理方法的第一個好處是可以提高生產力和效率。當我們開始有計劃的安排每天的工作和活動，你就會發現自己更能夠專注在每個任務上，減少在不必要的活動中浪費時間。

例如，通過排列優先順序和設定明確的截止期限，我們可以確保最重要的任務先處理完畢，這樣也可以避免在截止日期前趕著完成工作。同時，時間管理方法也有助於我們排除或減少效率低的工作，像是不必要的會議或減少「幽靈工作量」。我們也可以將更多的時間和精力投入到真正重要的工作上，提升整體的工作質量和完成速度。

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幽靈工作量：是指為了應付緊急的事件而採取沒有效率的方法，或是為了逃避真正重要的事而不小心多出來的工作量。

減少壓力以及焦慮

有效的時時間管理技巧有助於減少工作和生活中的壓力和焦慮。你可以試著想看看如果今天所有的工作及當任務和計劃被妥善安排，並且每天的活動有序進行時，我們不再感到被迫趕進度或擔心未能完成工作。這種控制感有助於減輕心理壓力，使我們在面對日常挑戰時更加冷靜和有條理。另外，有效的時間管理技巧還能幫助我們設定合理的期望和目標，從而避免因過高的期望而產生不必要的壓力。

提高每個決策質量

時間管理技巧還有一個很棒的好處就是提高每個決策的質量。當我們有足夠的時間思考，考慮不同選擇的時候，我們才有可能做出經過全面思考的、明智的決策。這對我們的職業生涯和個人生活中有很大的影響。例如，在選擇新的工作機會時，如果我們能夠在不受時間壓力的情況下仔細衡量每個選項的優缺點，我們就更有可能做出符合我們長期職業目標和個人價值觀的決定。

同樣的道理，今天在決定家中重大的財務規劃或是生活決策時，如果我們可以事先將時間規劃好，就不會出現匆匆忙忙下了一個決定，結果降低自己生活品質的問題。舉例來說，如果今天要規劃家具的購買，沒有時間管理技巧可能是隨意地在最後一刻選擇一件家具，而不考慮其質量、價格或是否符合家庭的長期需求。結果，這可能導致購買了不合適的家具，從而浪費金錢和空間。相反，如果我們能夠提前安排時間來研究市場、比較不同的選項，甚至是討論家庭成員的需求和偏好，那麼我們更有可能做出一個更符合大家需求的決定。這不僅能幫助我們選擇到更合適的家具，也能確保購買的產品CP值是最高的，並且能夠長期的使用。

獲得更多個人時間

有效管理時間還意味著獲得更多的個人時間。通過將工作和個人活動有效分離，我們可以確保工作後有足夠的時間來放鬆和享受生活。這包括培養個人愛好、與家人朋友相處或是獨處恢復精神。這樣的平衡有助於提高生活質量，還能增加我們的工作動力和創造力。另外，當你有更多個人時間時，才有心思去思考如果幫助自己創造更高的收入。

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提升成就和滿足感

最後，有效的時間管理技巧可以提升我們的成就感和滿足感。完成任務和實現目標會給人帶來極大的滿足感，這不僅能提升我們的自信心，還能激勵我們在未來繼續努力和進步。無論是在職場上取得成功，還是在個人生活中實現重要的里程碑，有效的時間管理技巧都能幫助我們更快地達到這些目標。當我們看到自己的努力和計劃化為成果時，這種成就感會進一步增強我們對時間管理的信念和動力。

實踐有效的時間管理技巧，意味著我們能夠達成更多的目標，無論是職業上的還是個人的。這種進步和成功的經歷，不僅使我們的生活更加充實和有意義，也為我們提供了持續成長和發展的動力。時間管理的實踐，不僅是一種提高效率的方法，更是一種提升生活質量和實現自我價值的途徑。

三、如何有效管理時間？4大象限幫你釐清時間管理方法！

有效管理時間是提高生產力的關鍵，而要做到這一點，了解如何優先安排和分配自己的時間很重要。這裡，我們將介紹史蒂芬·柯維（Stephen Covey）所提出的「時間管理四象限」理論，可以幫助你釐清所有的工作任務、日常事項劃分成四個等級，幫助你分辨和優先處理重要的任務。接下來，我們將針對這四個象限分別討論，並且分別舉例生活中的一些情況可能會分布在哪一個象限中。這四個象限分別是：

• 象限一：緊急且重要
• 象限二：不緊急但重要
• 象限三：緊急但不重要
• 象限四：不緊急且不重要

象限一：緊急且重要

這個象限包含了那些非常緊急又重要的任務，像是危機處理、截止日期迫近的項目等等。這些任務通常需要馬上注意和行動。通常這個象限會包含的任務有三大類：

• 突發工作危機：比如重要專案的最後期限臨近，需要立即行動以避免工作無法交差。
• 家庭緊急情況：比如孩子突然生病需要馬上帶去醫院看醫生。
• 突發設備故障：比如家中水管爆裂，需要立即修理。

面對這些緊急任務，我們唯一能做的就是迅速行動，一個接一個地解決問題。然而，一直處理這個象限中的事情可能導致壓力和疲勞，這不應該成為我們生活的常態。良好的時間管理技巧代表你要想辦法減少在這個象限中的時間，我們需要像救火隊一樣，盡量安排時間來處理第二象限的事情，通過提前規劃來預防危機的出現。

象限二：不緊急但重要

第二個象限則是涵蓋那些不緊急但卻非常重要的任務，例如個人發展、建立關係、長期規劃等。這些活動對於個人和職業成長很有幫助，但往往因為缺乏明顯的截止期限而被忽略。將時間投資在這個象限中，可以長遠地提高生產力和生活質量。舉例來說，你可能會覺得寫履歷這件事情可以慢慢處理，結果越拖越久，最後在看到喜歡的職缺時沒有辦法投遞履歷，只能看著機會在面前流失。

象限三：緊急但不重要

那些看似緊急，但實際上並不重要的任務會放在這個象限，如某些會議、緊急的電話或電子郵件等。這些任務可能看起來需要立即處理，但它們通常不會對你的長期目標產生影響。學會減少這些任務，可以幫助你空出時間，專注於更重要的事情。

象限四：不緊急且不重要

有一些不緊急也不重要的任務，如某些社交活動、無意義的休閒等。雖然這些活動可能提供暫時的放鬆，但過度沉迷於這些活動會耗費自己寶貴的時間。學會限制在這個象限中的時間可以讓你有更多的時間投入到其他更重要的象限。

通過理解和應用這四個象限，你可以更有意識地決定在哪些任務上投入時間和精力。這不僅有助於你更有效地管理日常任務，還能幫助你將注意力集中在長期目標和個人成長上，從而在工作和生活中達到更高的效率和滿足感。

四、有什麼方法可以依循？10個時間管理技巧一次看！

我們在前面聊到了很多關於時間管理的定義、好處，以及要怎麼區分輕重緩急，但是管理時間不能只靠理論沒有實踐，因此接下來將會提供給你10個時間管理技巧，讓你可以透過這些技巧執行，輕輕鬆鬆將工作及生活一把抓。

第一招、計算任務時間

計算任務時間是提高工作時間管理效率的有效方式。通過計時，可以具體了解每項任務所需的時間，來幫助自己更好地規劃日程和設定目標。例如，你可以使用番茄工作法，把工作時間分為25分鐘的專注時間和5分鐘的短暫休息，這種方法不僅能幫助你保持專注，還能避免長時間工作帶來的疲勞。此外，透過計時，你還能更清晰地識別出哪些活動是時間的「黑洞」，從而調整相對應的工作時長比例，比如縮短某些不那麼重要的會議時間，或者尋找更有效率的完成方式。

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番茄工作法（Pomodoro Technique）：一種在1980年代由Francesco Cirillo創立的時間管理方法。該方法使用一個定時器，分割出一個25分鐘的工作時間，和5分鐘的休息時間。

第二招、使用管理軟體

如果你想幫助自己管理時間的話，網路上有很多工作時間管理軟體和應用程式可以幫助你提高效率。這些工具不僅可以幫助你追蹤時間進度，還能幫助你安排日程、設定提醒、管理待辦事項等。例如，你可以使用如Google Calendar、Trello或Evernote等工具來安排你的工作和個人生活。這些工具的優勢在於它們可以隨時隨地查看，並且往往具有跨平台整合功能，使得工作時間管理變得更加有效率。選擇適合自己的工作時間管理平台，並養成定期使用的習慣，可以提高你的生產力。

第三招、事前準備規劃

良好的事前準備和規劃是工作時間管理的關鍵。每天或每週開始前，花點時間來規劃你的任務和活動。這包括確定優先級、分配時間以及設定目標。例如，你可以在每天的開始或前一天晚上制定一個待辦事項清單，這樣你一開始工作就知道需要專注於哪些任務。此外，提前規劃還有助於減少因臨時決策帶來的壓力和焦慮，從而使你更有條理和高效地工作。

第四招、完成任務清單

完成清單是一種記錄你已經完成任務的方法。這種方法不僅可以提供即時的成就感，還可以幫助你追蹤進展並評估效率。每完成一項任務，就在清單上做記號。這樣做有助於增強動力，因為你可以非常清楚的看到自己的成果。此外，這還可以幫助你發現哪些工作模式適合自己，從而進一步優化你的工作方法。當我們將事前準備及完成清單這兩項技巧合併之後，就可以得出以下表格：

任務清單	完成時間	優先層級	是否完成
查看郵件	上午九點	高	⭕
團隊會議	上午十點	高	⭕
撰寫企劃	中午十二點	中	❌
午餐休息	下午一點	低	⭕
客戶通話	下午兩點	高	⭕
準備簡報	晚上六點	中	⭕
去健身房	晚上九點	低	❌

第五招、排定優先順序

還記得我們在前面提到了時間管理四象限嗎？優先處理重要且緊急的任務是提高工作時間管理效率的關鍵。此外，這種方法還能幫助你避免拖延，因為你已經清楚知道首先需要集中精力解決的問題。確定每天或每週的關鍵任務，並優先處理它們，會讓你的工作更加有效率。

第六招、時間管理策略

卡森．泰特在2015年出版的《工作簡化術》中有提出一個生產力風格的心理測驗，他認為每個人都有屬於自己的生產力風格，而這些風格會影響我們在做事情時的習慣跟方法，當你理解自己屬於哪一個生產力風格的群體後，你就可以依循這些方法來調配工作進度及日常生活作息時間。而根據2016年進行的一項心理測驗調查發現：測試群體中有41%的人是規劃者、29%的人是排序者、18%的人是想像者、12%的人是協商者。

• 排序者：邏輯、批判性分析、數據以及理性思考，喜歡直接提問，談話簡短而且切中核心。
• 規劃者：重視執行任務的過程。細節導向，能條理列出日程表，在溝通上習慣謹慎地表達。
• 協商者：感性、情緒以及直覺判斷為思考基礎。天生的溝通者，用故事、例子來表達自己。
• 想像者：直觀的、創新導向，能夠在壓力下怡然自得，適合整合零散的創意變成一個項目。

清楚知道自己的風格後，你便能判定自己擅長什麼樣的工作，並且懂得發揮自己的優勢提高效率，或提醒自己可能會忽略的東西。像是規劃者就很適合擔任專案企劃，控管整個項目的走期及每一個細節需要進度到哪裡等等。

第七招、設定時間限制

為每項任務設定一個具體的時間限制，可以幫助自己提高專注力並防止拖延。這種方法會帶給你一些時間壓力，逼迫你在規定的時間內高效率地完成任務。例如，如果你知道只有一個小時能夠完成報告，可能會讓你更專注於工作，減少分心。時間限制還能幫助你更好地安排日程，確保有足夠的時間來處理所有的任務。

第八招、專注單一事件

一次處理很多事情看似提高了效率，但實際上可能會降低工作質量和專注力。研究顯示，專注於一項任務能夠提高工作效率和成果質量。因此，盡量避免同時進行多項任務，而是專注於當前最重要的一件事。這不僅能夠提高你的工作成效，還能減少因頻繁切換注意力而產生的心理壓力。

第九招、切勿標準過高

追求完美可能會導致無止境的修改和調整，從而浪費時間。學會接受“不錯”的結果，並在達到工作要求後及時前進。過度完美主義不僅會降低效率，還可能導致工作上的壓力。當然，這並不意味著質量不重要，而是在追求高質量的同時，也要意識到每項工作的實際要求和可行性。

第十招、外包次要任務

外包次要任務可以讓你喘口氣，繼續專注於那些更重要的任務和你的專長領域。比如，如果會計和行政工作不是你的強項，或許可以考慮聘請兼職會計。這樣做不僅可以提高這些任務的完成質量，還可以讓你的時間更有效地用於核心業務活動上。在考慮外包時，重要的是衡量成本與效益，確保這樣做能夠帶來正面的影響，並提升你整體的工作效率。

外包的另一個優勢是它可以提供專業知識和技能，這些你可能自己不具備。這不僅能保證任務得到有效完成，還能帶來新的視角和創意，從而提升整體工作的質量。此外，外包也是一種良好的工作時間管理方法，它可以幫助你更好地控制工作負荷，避免過度疲勞，從而保持工作和生活的平衡。

五、你在時間管理的過程中會遇見什麼問題？

在我們努力學習管理時間的過程中，往往會遇到一些挑戰和障礙。這些問題可能會妨礙我們提升工作效率和保持生活平衡。了解這些問題並找到解決的方法是提升工作時間管理技巧的關鍵。以下是一些常見的工作時間管理問題以及對應的解決方法。

1、該怎麼改善我的拖延症，提升生產力呢？

拖延症是很多人都有的常見問題，它可能來自於你對任務的恐懼、不確定性或缺乏動力。克服拖延的關鍵在於設定實際且具體的目標，並將大任務分解為小步驟。這樣做可以降低開始工作的心理障礙。另外，為自己設定清晰的截止期限並嘗試使用工作時間時間管理技巧，如番茄工作法，可以幫助增加專注度和緊迫感。最重要的是，認識到拖延的原因，並積極尋找克服這些原因的策略。

2、該怎麼評估任務所需的作業時間呢？

正確估計任務所需時間需要經驗和實踐。你可以開始實時記錄做每項任務的實際所需時間，然後將這些數據與你最初的預估進行比較。這種持續的自我監測可以幫助你獲得對不同類型任務所需時間的理解。此外，為了增加預估的準確性，考慮將任務的難度、過去的經驗以及可能的干擾因素納入考慮範圍。逐步調整和改進你的估計方法，可以幫助自己更有效地規劃日程。

3、我要怎麼避免工作中的分心和干擾？

工作中的分心和干擾往往會大大降低我們的專注度和工作效率。為了減少這些干擾，首先嘗試減少或消除那些常見的干擾源，例如關閉不必要的通知，創建一個安靜且舒適的工作環境。此外，你可以設定特定的專注時間，比如每天的某個時段專門用於無干擾的工作。在這段時間內，盡量避免接受任何形式的干擾，包括電話、電子郵件等。

4、我應該如何應對工作中的超負荷感？

學會合理地說「不」，並設定自己的工作界限。尋找有效的壓力管理方法，並確保有足夠的休息和放鬆時間。在必要時，尋求同事或上司的幫助，或考慮將部分任務外包。

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我們在上述文章中探討了很多關於如何通過工作時間管理技巧提升生產力的知識，你會發現工作時間管理方法不僅是一系列技巧和策略的應用，更是一種生活方式的體現。有效的工作時間管理技巧使我們能夠更好地掌控自己的生活，不僅在工作中表現優良，也能在日常生活中找到平衡和滿足。

希臘裔美國作家亞利安娜・哈芬登曾說過：「我們盲目地以為，成功是我們投入大量工作時間的結果，事實上是我們投入時間的質量。」成功和生產力不僅取決於我們投入多少時間，更重要的是我們如何利用這些時間。通過提升時間的使用效率和質量，我們可以達到更高的成就，並享受更豐富的生活。希望本文分享的工作時間管理技巧能夠為你的職業和個人生活帶來幫助。記住，掌握工作時間管理技巧是一個持續進步的過程，它需要實踐、耐心和不斷的自我反思。讓我們一起學習，如何更智慧地利用我們的時間，創造更加高效和平衡的生活。