在快節奏、高壓力的工作環境中，「工作效率」這個詞好像變成了我們每日奮鬥的口號。我們經常聽到別人對我們說時間不夠用，你就該「提升工作效率」這樣的建議，但真正實現這一目標並不是一件簡單的事。許多人在努力提高工作效率的同時，會覺得很茫然，因為他們不確定該從哪裡開始應對工作中源源不絕的挑戰。
你是不是也覺得一天24小時的時間永遠不夠用？你的工作待辦清單是否總是比工作時間長？或許你已經嘗試了各種方法來提高效率，卻覺得效果有限。這時，你需要重新思考工作方法和工作管理技巧。
在這篇文章中，我們將會一起探討提升工作效率的關鍵要素。我們會先定義「工作效率」到底是什麼，然後深入了解FAST工作管理思維，並提供10個實用的工作技巧來幫助你提高效率。此外，我們還會介紹一些工具，幫助你在提升效率的過程中更加得心應手。最後，我們會討論在提升工作效率過程中可能遇到的問題，並提供解決方案。準備好了嗎？讓我們一起提高工作效率，解鎖你的高效工作模式吧！
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你是否總是被困在「工作 – 沒完成 – 明天繼續工作 – 再次未完成」的循環之中？
這樣的惡性循環不僅讓自己感到迷茫，也讓我們的待辦清單越積越多。
但究竟是什麼導致了這個循環？更重要的是，該如何找到對的工作技巧？
可以說，如何提升工作效率是你我的一大課題。
但是，想要提升工作效率，找到高效工作技巧卻沒那麼簡單，為什麼呢？首先，工作效率的提升涉及到多方面的因素，從個人時間管理、工作方法、到心理狀態的調整，每個環節都有可以導致工作效率的降低。另外，每個人的工作環境、職責和個人習慣不同，這意味著沒有萬能的解決方案適用於所有人。
此外，工作效率的提升往往需要一定的自我認知和持續的自我改進。這包括對自己的工作模式、效率低下的原因進行了解，並根據這些了解採取適合的方式。對於許多人來說，改變長期以來形成的工作習慣是一件非常困難的事情，需要時間和耐心。
最後，高效工作技巧也需要適應不斷變化的工作要求和技術進步。這代表就算你已經找到了一套有效的工作管理方法，也需要不斷地學習和適應，以保持工作效率的持續提升。因此，雖然提升工作效率是許多人的共同目標，但要達成這一目標，卻需要對自己的工作習慣和方法進行深入的分析和適應性的調整。
一、工作效率定義？提升工作效率=產出>投入？
在探討如何提升工作效率之前，了解“工作效率”的確切含義是很重要的第一步。《如何提高自己的工作效率：9堂課讓你效率加倍》這本書中提到所謂“工作效率”，就是在同等時間內完成工作量的多少。雖然很多人，包括處於中高層的管理人員，都能意識到提高工作效率的重要性，然而真正能做到高效率工作的人卻並不多。本來用一個小時可以處理完的事務，卻用了幾個小時才處理完；本來用一週時間可以完成的一項工作，卻用了三週才完成。工作效率低下的現象比比皆是。換句話說，它關注的是你如何利用有限的資源（如時間和精力）來最大化成果和產出。
- 產出（Output）：這是你在工作中所完成的具體成果，可能是完成的報告數量、處理的客戶案例，或是達成的業績目標。產出的質量和量化指標通常用來衡量一個人或團隊的工作表現。
- 投入（Input）：這包括你為了達成這些成果所投入的時間、精力、注意力甚至是資金。投入不僅涉及實際花費的時間，還包括為工作所做的準備、培訓和所需的各種資源。
一般來說，提升工作效率意味著要在有限的時間和資源內，最大化成果的實現。理想的狀態是產出大於投入，即用更少的時間和能源達成更多的工作任務和目標。
工作效率對於個人和公司都極為重要。對個人而言，高效率意味著能更快完成工作，留出更多時間用於休息或個人興趣。對公司而言，提升員工的工作效率可以增強競爭力，提高整體生產力，並最終影響到公司的營運成效。
二、事情總是做不完？提升工作效率的3大心法！
當你面對堆積如山的工作任務，你是否常常感到困惑：為何自己的工作進度遠遠落後於他人？別人能在短時間內高效工作完成任務，你卻比別人多花費了數倍的時間。這時，你可能會開始懷疑自己做事情缺乏效率。但事實上，這更多是工作方法上的問題，而非能力的不足。
舉例來說：你的工作常常涉及各種雜務，如發送郵件、打電話、數據計算和資料整理等。這些任務雖重要，但並不需要特殊技能。如果你發現自己在這些基本任務上耗時過多，不應該過於自責。然而，當別人一小時內能夠完成的工作，你卻需要一兩天，這就暗示著你的工作方法可能需要調整。而以下我們就幫你整理了3個提升工作效率的心法。
不必過分追求原創
你可能會想問：工作上做出來的成品不是原創的話，那不是在抄襲別人的成果嗎？事實上，在工作效率方面，不應該讓原創性這三個字成為你的包袱。很多高效工作方法都是參考他人的成功經驗而來的。舉個例子，假如你負責製作月度銷售報告，你可以不用從頭開始設計報告的格式。這時候，最快的方式是查看同事或主管以前曾經做過的報告樣本，從中獲得靈感。這樣不僅節省了時間，而且還能保證報告的內容方向跟以往是一致的。記住，合理地參考並結合自己的創意，是提高工作效率的聰明方法。
學習借鑒別人經驗
要提高工作效率，就要從身邊高效的同事那裡學習。比如，如果你的同事能在短時間內完成很多困難的工作，而且完成的品質都非常好，你就可以觀察他們是如何做到的。舉例來說，你的同事可能很擅長安排工作進度，除了觀察他的作法外，你還可以直接詢問他的工作進度通常是如何安排？有沒有哪些工具或表格可以提供參考。如下表，就是一個每日任務清單的表格，優先處理重要且緊急的任務是提高工作管理效率的關鍵。
| 任務清單 | 完成時間 | 優先層級 | 是否完成 |
| 查看郵件 | 上午九點 | 高 | ⭕ |
| 團隊會議 | 上午十點 | 高 | ⭕ |
| 撰寫企劃 | 中午十二點 | 中 | ❌ |
| 午餐休息 | 下午一點 | 低 | ⭕ |
| 客戶通話 | 下午兩點 | 高 | ⭕ |
| 準備簡報 | 晚上六點 | 中 | ⭕ |
| 去健身房 | 晚上九點 | 低 | ❌ |
嘗試將這些方式應用到自己的工作中。當然，每個人的工作狀況都不一樣，所以重要的是將這些方式調整程最適合你自己的情況。此外，這種方法還能幫助你避免拖延，因為你已經清楚知道首先需要集中精力解決的問題。確定每天或每週的關鍵任務，並優先處理它們，會讓你的工作更加有效率。
記錄分析工作流程
要找到提高工作效率的關鍵，首先要對自己的工作習慣有深入的了解。試著記錄一段時間（如一週）的工作活動，包括每項任務的開始和結束時間。通過計時，可以具體了解每項任務所需的時間，來幫助自己更好地規劃日程和設定目標。你可以使用番茄工作法，把工作時間分為25分鐘的專注時間和5分鐘的短暫休息，這種方法不僅能幫助你保持專注，還能避免長時間工作帶來的疲勞。此外，透過計時，你還能更清晰地識別出哪些活動是工作效率的「黑洞」，從而調整相對應的工作時長比例。
這樣可以幫助你發現時間管理上的盲點。你會發現自己在一些不太重要的任務上花費了過多的時間，或者在工作間的切換上效率較低。一旦發現了這些效率瓶頸，你就可以著手進行優化，比如簡化某些過程、刪減不必要任務，或者改變工作的順序來提高效率。
知識小學堂
番茄工作法（Pomodoro Technique）：一種在1980年代由Francesco Cirillo創立的時間管理方法。該方法使用一個定時器，分割出一個25分鐘的工作時間，和5分鐘的休息時間。
三、FAST工作管理：4大思維有效管理時間、高效工作！
在探討如何提升工作效率時，FAST工作管理方法提供了一種全新的視角。FAST代表Frog（青蛙）、Action（行動）、Slice（切割）、Time（時間），這4大思維可以幫助你更有效地管理時間和任務。讓我們來深入瞭解每一個元素，並探討它們如何幫助我們達到高效工作。
Frog（青蛙）
這個詞彙源自於「如果你的工作是吃掉一隻青蛙，最好一早就先把青蛙吃掉。如果你的工作必須吃兩隻青蛙，就先從最大的那隻開始吃吧。」––馬克．吐溫(Mark Twain)，美國作家。其實這句話的意思是每天都應該先處理最重要或最困難的任務。這種做法的背後哲學是，一旦你完成了最具挑戰性的任務，其餘的工作相對而言就會顯得輕鬆許多，從而為整個工作日設定積極正面的基調。
舉一個具體的例子，假設你的工作清單上有一個特別棘手的企劃書需要撰寫，這項任務可能需要大量的研究、分析和創造性思考。如果你選擇在一天開始時就先處理這項「青蛙」任務，你就能在完成後感到一種成就感和壓力釋放。此外，完成這項困難任務後，你會發現自己對於其餘較為簡單的任務更有動力和集中力，因為你已經完成了當天最重大的挑戰。
「吃掉那隻青蛙」的方法不僅僅是一種時間管理技巧，它更是一種心理策略。當你從清晨開始就投入到最困難的工作中，你為自己設定了一種「可以做到」的心態，這種心態對於剩下的上班日。此外，這種方法還能幫助你避免拖延，因為你知道一旦最大的挑戰被克服，其餘任務就會相對容易許多。這個思維還意味著優先級的設定。這要求我們在開始工作之前，花時間思考和識別哪些任務是最關鍵的。這不僅提高了我們對工作重要性的判斷能力，同時也確保我們將時間和精力集中在真正重要的事情上。
Action（行動）
行動指的是制定一個具體、可執行的待辦事項清單。這不僅是列出任務，更重要的是確定這些任務是具體且可實現的。例如，將「完成項目報告」這一大任務細分為「收集數據」、「撰寫第一節」等更具體的小任務。因為模糊或不確定的目標會增加猶豫和拖延的可能性。將大目標分解為小步驟，並建立每個步驟具體、可實現的目標清單。這樣不僅能幫助你保持明確的方向，還能提供持續的動力和成就感。假設你的工作目標是在這個月要做出課程專案規劃。以下是一個進度檢核計劃的範例表格：
| 時間節點 | 檢核內容 | 預期效果 | 是否達成 🗸 |
| 第一週 | 建立時間軸及市場調查 | 讓團隊清楚時間線及競爭對手都怎麼做 | 🗸 |
| 第二週 | 開始建立簡報內容 | 整理所有課程內容 | 🗸 |
| 第三週 | 拍攝廣告短片及形象照 | 準備所有未來會用到的行銷素材 | 🗸 |
| 第四週 | 宣傳貼文整理及埋設行銷追蹤碼 | 順利進入行銷階段 | 🗸 |
Slice（切割）
Slice是將大任務切割成一系列小步驟的過程。這種方法有助於降低任務的困難度，讓你更容易開始並完成任務。例如，如果你有一個龐大的項目，可以將它分解為幾個階段，每個階段再細分為具體的小任務，從而使整個過程更加可管理。
Time（時間）
最後的元素是Time，意味著培養對時間的敏感性和合理安排時間。這包括估計完成任務所需的時間，並根據這些估計合理安排日程。例如，如果你知道一項任務大約需要兩小時來完成，你可以在日程中預留相應的時間塊，確保有足夠的時間來專注於該任務。
通過實踐這些FAST工作管理思維，你可以更有效地規劃和執行你的工作，從而提高效率。記住，這些方法都需要時間來適應和完善，但一旦你習慣了這種工作方式，你會發現自己能夠更有效、更有成效地工作。
四、如何提高工作效率？10個工作技巧讓你事半功倍！
當談到提升工作效率，我們經常想到需要改變大方向的策略或採用復雜的方法。然而，事實上，提高工作效率往往來自於一些簡單但強大的工作技巧，這些工作技巧可以融入日常工作中，幫助我們以更有效率的方式完成任務。這些方法是在幫助你最大化利用時間，減少無效工作，並提高整體生產力。
找出導致拖延症的原因
深入探究自己為何拖延是提高工作效率的關鍵第一步。這可能涉及對個人恐懼、不安或其他心理障礙的認識。譬如，可能你害怕失敗，或者對特定任務感到不自信。一旦找到這些心魔，就可以採取針對性的策略來克服它們，例如透過自我肯定、尋求專業諮詢或與信任的人分享你的煩惱。
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盤點工作待辦事項清單
有效的工作管理始於清晰的規劃。將所有的任務列出，並確定哪些是優先處理的。這個過程不僅幫助你組織思緒，更能確保你不會遺漏重要的工作。此外，這也是一個絕佳的機會來評估哪些工作是必要的，哪些可以外包或往後推遲。
排定工作順序緊急優先
史蒂芬·柯維（Stephen Covey）所提出的「時間管理四象限」理論，可以幫助你釐清將所以有的工作任務、日常事項劃分成四個等級，幫助你分辨和優先處理重要的任務。接下來，我們將針對這四個象限分別討論，並且分別舉例生活中的一些情況可能會分布在哪一個象限中。這四個象限分別是：
- 象限一：緊急且重要，這個象限包含了那些非常緊急又重要的任務，像是危機處理、截止日期迫近的項目等等。這些任務通常需要馬上注意和行動。
- 象限二：不緊急但重要，第二個象限則是涵蓋那些不緊急但卻非常重要的任務，例如個人發展、建立關係、長期規劃等。這些活動對個人和職業成長很有幫助，但往往因為缺乏明顯截止期限被忽略。
- 象限三：緊急但不重要，那些看似緊急，但實際上並不重要的任務會放在這個象限，如某些會議、緊急的電話或電子郵件等。這些任務可能看起來需要立即處理，但通常不會對你的長期目標產生影響。
- 象限四：不緊急且不重要，有一些不緊急也不重要的任務，如某些社交活動、無意義的休閒等。雖然這些活動可能提供暫時的放鬆，但過度沉迷於這些活動會耗費自己寶貴的時間。
通過理解和應用這四個象限，你可以更有意識地決定在哪些任務上投入時間和精力。這不僅有助於你更有效地管理日常任務，還能幫助你將注意力集中在長期目標和個人成長上，從而在工作和生活中達到更高的效率和滿足感。
番茄鐘工作法提升專注
在上文中我們有提到番茄鐘工作法是一個時間管理技巧，它要求你在一定時間（通常是25分鐘）內全神貫注於一項任務，然後休息5分鐘。這種方法旨在維持你的專注力並防止疲勞。在工作時段內，關閉所有可能的干擾，比如社交媒體通知或電子郵件提醒，這樣可以幫助你保持專注。
1次做1件事1天最多3件
1113法則意思是，每次都集中精力做一件事情直到完成，再轉移到下一個任務。這種方法可以增加你完成任務的概率和質量。避免一次嘗試處理太多事情，這樣容易導致壓力和疲勞。為了更好地管理你的工作負擔，每天選擇三項最重要的任務來完成，這樣可以確保你在一天結束時有明確的成就感。
你需要不被打擾的勇氣
在需要高度專注的工作時段，要有勇氣告訴他人你需要專注的空間。這可能意味著拒絕突然的會議要求、暫時關閉電子郵件通知，甚至在辦公室門上貼上「請勿打擾」的標誌。重要的是要明確地設定界線，讓同事和主管知道，在這段時間內，你正在專注於重要的工作。這不僅有助於你減少被打擾的頻率，也能讓你更有效率地利用時間。
例如，你可以嘗試在一天中的特定時段關閉手機和社交媒體應用，或者在需要高度專注的任務上工作時，選擇一個安靜的地方。此外，使用耳機聆聽輕音樂或白噪音，也可以幫助你屏蔽外界的干擾，進而提升專注力。在實踐這些技巧的同時，也要適時地與同事溝通你的工作需求，建立一種互相尊重和理解的工作氛圍。這樣一來，當你需要專注時，他人也會更加尊重你的工作空間，從而創造出一個更有利於工作效率提升的環境。
困難的工作拆成小任務
想像你面對一個大型企劃，一開始可能不知道從何處著手。試著將它分解為小部分，例如今天只專注於收集資料，明天則著手撰寫第一部分。這樣每天只需要專注於一個小目標，不會感到壓力過大。這種方法讓你不易被大任務嚇倒，且更容易感受到進展和成就。
工作進度瓶頸想想動機
當你覺得工作進度停滯，或開始質疑自己是否能完成時，停下來想想為何開始這項工作。是為了職業發展？是因為這工作對你意義重大？還是它能幫你學到新技能？這些問題的答案會提醒你為何要努力，幫助你重新找回工作的動力。
打造高效率的辦公環境
在《為什麼越重要的事越不想做？51種克服拖延與分心，打造超級自控力的訓練計畫》這本書中寫到想要提升工作效率很重要的一步就是：建立一個適合自己的環境！而這個環境不僅是指我們的生活和工作空間，還包括我們與之互動的人、日常參與的事務以及周圍的物品。舉例來說，保持桌面整潔無雜物、確保有足夠的自然光，或許還可以放一盆小植物增添生氣。這些小改變可以讓你在工作時更專注，也更享受工作時間。
慎選飲食保持規律作息
良好的身體狀態對工作效率的提升來說非常重要。確保你的飲食中有足夠的營養，例如蛋白質、蔬菜和全穀物，同時避免過多糖分和加工食品。確保每天都有一定的休息時間，比如午餐後散步或晚上早些睡覺。這些習慣會幫助你在工作時保持清醒和活力。
五、提升工作效率的工具有哪些？
在追求高效工作的路上，除了個人的技巧和策略外，選擇合適的工具也是非常關鍵的。這裡我們列出幾種不同類型的工具，這些工具可以幫助你更好地管理時間、任務和資源，從而提高你的工作效率。
文書儲存工具
- Google Docs：除了基本的文字處理功能外，它還提供了多人協作編輯的選項，使團隊成員可以實時共享和編輯文件，極大地提升了協作效率。而它的自動儲存功能，減少了因操作失誤造成的數據丟失風險。
- 雲端儲存服務：Google Drive和Dropbox等服務提供安全的雲端存儲解決方案，讓文件、圖片和其他媒體資料可以隨時隨地訪問和共享，方便遠程工作和資料備份。
筆記整理工具
- Evernote：Evernote作為一款老牌筆記應用，擁有強大的資料收集和整理功能。
- Notion：Notion則以其高度可定制化和多功能性著稱，除了筆記，還可以用於任務管理、數據庫管理等多種用途。
提醒日程工具
- Google日曆和蘋果日曆：這些日曆應用允許用戶創建和管理個人或專業日程，設置提醒和事件，確保重要的會議和任務不被遺忘。
- 待辦事項應用程式：如Things 3，提供直觀的用戶界面和多種管理待辦事項的功能，包括設置截止日期、提醒等，幫助用戶更有效地規劃日常任務。
人工智能工具
- 人工智能工具：如ChatGPT：這類工具的應用範圍正在快速擴大，能夠幫助用戶自動完成如內容創作、數據分析、語言翻譯等多種任務，節省了大量時間，讓用戶能專注於更有價值的工作。
個人特定工具
- 會計和數據分析：例如學習Excel的公式，可以自動化處理大量數據，提高數據處理速度和準確性。
- 文書處理：提高打字速度可以透過各種在線打字教程和練習軟件來實現，這對於需要經常進行文書工作的人員來說，能大大提高工作效率。
透過這些多功能且高效工作的工具，我們可以更好地管理日常工作，減少無謂的時間浪費，從而將精力更多地集中在創造價值的工作上。記住，工具是用來輔助我們工作的，最重要的還是我們對工作的態度和方法。
六、你在提升工作效率的過程中會遇見什麼問題？
提升工作效率是一個持續的過程，並不總是一帆風順。在這個過程中，你可能會遇到一些挑戰和問題，這裡列出了一些常見的困難，以及如何解決它們：
如何處理工作時的持續分心？
- 解決方法： 創建一個安靜的工作環境對於改善分心很有幫助。嘗試使用專注應用程序，如「Forest 專注森林 – 讀書專注番茄鐘」來屏蔽干擾，並定期安排短暫休息，如每工作25分鐘後休息5分鐘，來重置你的專注度。定期安排休息時間，並使用應用程序來屏蔽干擾。
我如何克服拖延症？
- 解決方法： 將大任務拆解成小步驟，每次只專注於下一個可執行的小步驟。設定明確、簡單的目標，並慶祝每完成一個小目標。此外，使用「五分鐘法則」來開始任務——只需專注於任務五分鐘，通常這會幫助你進入工作狀態。
如何管理工作壓力？
- 解決方法： 學會優先排序你的任務，並確保安排足夠的休息時間。實踐深呼吸或短暫冥想來放鬆心情。此外，對於長期和複雜的項目，設立進度標記和檢查點，以減輕壓力。
如何提高會議的效率？
- 解決方法：確保每次會議都有明確的目的和議程。限制會議時間，鼓勵與會者提前準備並積極參與討論。使用線上協作工具，如Google Meet或Zoom，以提高參與的便利性和效率。
在結束這篇探討如何提升工作效率的文章之前，我們回顧了從工作效率的定義到FAST工作管理思維，以及10個實用的工作技巧，還有提升工作效率所遇到的常見問題。這些內容不僅涉及理論層面，也提供了具體實踐的方法，幫助你在繁忙的工作生活中找到平衡，提升效率。
作為結尾，我想引用一句名言，來激勵我們所有追求高效工作的人：「做對的事比把事情做對更重要。」 — 彼得·杜拉克（Peter Drucker）。這句話提醒我們，選擇正確的目標和方向，比單純追求做事的完美更為重要。在追求高效率的同時，我們應該不斷反思我們的工作是否真正有價值，是否真正對我們的目標有所貢獻。記得，提升工作效率是一個持續的過程，需要不斷的學習、實踐和調整。祝你在提升工作效率的路上一切順利！
本篇重要心法：“工作效率”，就是在同等時間內完成工作量的多少。換句話說，它關注的是你如何利用有限的資源（如時間和精力）來最大化成果和產出。
